Účtovná dokumentácia
Podľa § 5 zákona o účtovníctve je účtovná jednotka povinná viesť účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov podľa § 31 ods. 2 zákona o účtovníctve. Účtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia je účtovná jednotka povinná zaznamenávať len účtovnými záznamami.
Za preukázateľný účtovný záznam za považuje účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť, alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov.
Na prvý pohľad zložité definície, ale inak povedané, pri každej zrealizovanej platbe, ktorá súvisí s predmetom vášho podnikania a ktorú si chcete zaradiť do účtovníctva je potrebný doklad – doklad z ERP či faktúra. Doklad by mal byť uhradený z firemného účtu, alebo hotovosťou (z firemnej pokladne). Ak sa však stane, že úhradu realizujete zo svojho súkromného účtu, lebo ste nemali dostatok hotovosti, alebo ste pri sebe nemali firemnú kreditnú či debetnú kartu, nič nie je stratené. Aj takto uhradené výdavky je možné zahrnúť do účtovníctva firmy.
Účtovanie daňových výdavkov
Daňový výdavok je zákonom definovaný ako výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, preukázateľne vynaložený a zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka. Doklad, na základe ktorého účtovná jednotka zaúčtuje príslušný účtovný prípad, musí spĺňať náležitosti účtovného dokladu podľa § 10 zákona o účtovníctve.
Účtovná jednotka nesmie účtovať na účtoch, ktoré nie sú uvedené v účtovom rozvrhu, ani zriaďovať účty mimo účtovných kníh.
Ak súkromná osoba (konateľ) obstará majetok alebo službu v mene účtovnej jednotky a na jej úhradu použije vlastné finančné prostriedky, potom má účtovná jednotka možnosť, ako takýto nákup preniesť do účtovníctva podnikateľského subjektu. Takéto obstaranie majetku/služby môže súvzťažne zúčtovať.
Príklad
Konateľ uhradil faktúry za firmu a jej úhradu realizoval zo svojho súkromného účtu. Je aj v takomto prípade možné takýto nákup preniesť do účtovníctva podnikateľského subjektu?
Áno, je to možné. Ak záväzok účtovnej jednotky uhradil konateľ či zamestnanec firmy, v účtovníctve je potrebné túto situáciu zaevidovať. Je to možné riešiť finančnou výpomocou od konateľa, ktorá spočíva vo forme úhrady záväzku firme.
Príklad účtovania:
- dodávateľská faktúra (5XX/321)
- interný doklad – záväzok voči konateľovi (321/365)
- pokladničný doklad – úhrada záväzku konateľovi (365/211)
Zdroj: Profit365.sk