Jeho prípad, keď súd vydal rozsudok pre zmeškanie, je však drsnou pripomienkou pre státisíce občanov a podnikateľov. Systém e-Governmentu je nekompromisný a právne záväzný, aj keď je podľa odborníkov používateľsky náročný a zastaraný. Na to, aké má portál výhody a kde sú jeho najväčšie nástrahy, sme sa pozreli s Jitkou Božekovou, partnerkou účtovnej a daňovo poradenskej skupiny Atlas Group.
Pasca menom „fikcia doručenia“
Prípad ministra vnútra je učebnicovou ukážkou toho, prečo bola elektronizácia štátnej správy zavedená. Štát potreboval zabezpečiť, aby sa úradná komunikácia dostala k adresátovi a aby sa ten nemohol vyhovárať, že poštu neprevzal.
Slovensko.sk to rieši dvoma nástrojmi, a to elektronickou doručenkou a takzvanou fikciou doručenia.
Ako vysvetľuje daňová poradkyňa Jitka Božeková, práve toto je dôležitá výhoda, ale aj riziko systému. „Zaručená autenticita a právna záväznosť správ je výhodou. Elektronická doručenka má právne účinky a spolu s fikciou doručenia zabezpečuje, že úradná správa sa považuje za doručenú aj vtedy, ak si ju adresát reálne neprevezme,“ hovorí.
Inými slovami, po uplynutí stanovenej lehoty (zvyčajne 15 dní) systém automaticky označí správu za doručenú. A od tej chvíle plynú lehoty, napríklad na odvolanie alebo reakciu. Presne to sa stalo ministrovi Šutajovi Eštokovi – súd čakal na jeho reakciu, tá neprišla, a tak legálne rozhodol v jeho neprospech bez pojednávania.
Na jednom mieste je všetko, ale…
Z pohľadu profesionálov, ako sú účtovníci, ktorí spravujú desiatky firiem, je platforma v princípe dobrý nápad. „Platforma slovensko.sk je pre účtovníkov dôležitým rozhraním, pretože zabezpečuje komunikáciu s finančnou správou, Sociálnou poisťovňou, zdravotnými poisťovňami či katastrom,“ vysvetľuje Božeková.
Hlavnou výhodou je podľa nej centralizácia. „Všetky doručené rozhodnutia, výzvy, zápočty či potvrdenia sú na jednom mieste,“ vymenúva.
Portál pritom nie je určený len pre firmy. Podnikateľ si ho pochvaľuje: „Rýchlo vybavím, čo potrebujem, a lepšie sa mi komunikuje s úradmi.“
Aj Božeková potvrdzuje, že portál vie byť skvelým riešením aj pre bežných občanov. „Sama som prostredníctvom schránky slovensko.sk ušetrila peniaze tým, že som nemusela nikam chodiť, napríklad pri podaniach na kataster v prípade kúpy nehnuteľnosti, alebo sa spoliehať na poštu,“ dodáva.
Po založení živnosti alebo obchodnej spoločnosti je schránka, ako informuje Božeková okamžite aktívna, čo sa ale na druhej strane môže javiť ako nevýhoda, ak podnikateľ alebo štatutár nemá elektronický občiansky preukaz, pretože splnomocniť k schránke inú osobu môže jedine on.
Systém tiež umožňuje okamžité úhrady poplatkov kartou a prístup je možný aj cez mobilnú aplikáciu „Slovensko v mobile“. Problém však nastáva v momente, keď sa používateľ prihlási.
Zastaraný dizajn a nezrozumiteľné tlačivá
Tu sa končí komfort a začína to, čo mnohí používatelia kritizujú a čo mohlo prispieť aj k ministrovej pasivite. Platforma je podľa expertky pre bežného človeka extrémne náročná na orientáciu.
„Z používateľského hľadiska pôsobí rozhranie trochu zastaralo a vizuálne už nezodpovedá dnešným štandardom. Platforma by určite ocenila modernejšiu vizuálnu podobu,“ hodnotí Božeková.
Nejde však len o krásu. Dizajn priamo ovplyvňuje použiteľnosť. „Vyhľadávanie správneho typu podania je pre laika veľmi náročné,“ upozorňuje expertka. Podľa nej je platforma technicky robustná, ale neintuitívna a používateľ musí tráviť dlhý čas preklikávaním sa cez množstvo manuálov a návodov, aby zistil, ako vôbec splnomocniť inú osobu na správu schránky.
Ďalším paradoxom digitalizácie je, že sa často nevyhnete návšteve úradu. Napríklad splnomocnenie na správu schránky musí byť notársky overené. A ak dostanete elektronický dokument, ktorý potrebujete v papierovej podobe (napríklad pre banku), musíte ísť na poštu alebo k notárovi požiadať o zaručenú konverziu.
„Takže návšteva ‚úradu‘ bude nutná aj v prípade listinnej podoby, aj v prípade elektronickej podoby dokumentu, aby mal dokument právne účinky,“ dodáva Božeková. Stránka je podľa účtovníčky pomalá pri prihlasovaní a tiež pri preklikávaní medzi možnosťami. Ak sú špičky vie stránka aj vypadnúť.
Spoliehať sa na e-mail? Veľká chyba
Mnoho ľudí, vrátane ministra, sa môže spoliehať na to, že ak niečo dôležité príde, systém pošle notifikáciu na e-mail alebo SMS. To je však podľa odborníkov najväčšia chyba.
Potvrdzuje to aj účtovníčka z Liptova: „Pracujem na portáli každý jeden deň. Často nefunguje a človek sa tam nevie dostať. Notifikácie nie sú 100 %, už sa nám stalo, že klient dostal správu do schránky a notifikácia neprišla.“
Jitka Božeková zdôrazňuje, že e-mailové upozornenie nemá žiadnu právnu váhu. „Notifikácia má len informatívny charakter. Právne relevantná je doručenka v schránke, nie e-mailové upozornenie.“
Zmeškanie lehoty kvôli notifikáciám – notifikácia síce príde, ale dorazí do spamu, príde oneskorene alebo sa používateľ spolieha len na ňu. Právne relevantná je doručenka v schránke, nie e-mailové upozornenie.
„ Používatelia si myslia, že dokumenty tam budú navždy. Platforma však nie je archív. Pre dlhodobé uchovanie je potrebné dokumenty pravidelne sťahovať,” dodáva Božeková.
Práve preto odporúča nastaviť si upozornenia na viacero adries – napríklad na adresu podnikateľa aj na adresu účtovníka. Minimalizuje sa tak riziko, že správa zapadne v spame alebo zostane neotvorená.
Čo treba zmeniť, aby systém slúžil ľuďom
Prípad ministra Šutaja Eštoka ukázal, že aj vysokopostavený politik môže zlyhať na systéme, ktorý je pre občanov povinný. Odborníci majú jasnú predstavu, čo by sa malo zmeniť.
Okrem spomínanej modernizácie dizajnu a zjednodušenia formulárov volá Božeková po lepších notifikáciách. Systém by podľa nej mal aktívne upozorňovať na blížiace sa lehoty. „Systém presne vie, kedy nastane fikcia doručenia – stačilo by upozorniť používateľa: ‚Pozor, dokument bude doručený o 48 hodín‘,“ navrhuje.
Obrovský problém majú aj profesionáli, ktorí spravujú schránky desiatkam klientov. Keď im príde správa, nevedia, ktorého klienta sa týka, kým ju neotvoria. „Pre daňových poradcov a účtovníkov by bolo veľkou pomocou, ak by systém už pri doručení zásielky jasne uvádzal, v mene ktorého klienta správa prichádza,“ hovorí Božeková.
Kým sa tieto zmeny neudejú, Slovensko.sk ostáva podľa nej „funkčnou, právne robustnou a používateľsky náročnou platformou“. Je to systém, ktorý neodpúšťa chyby. Minister vnútra sa o tom presvedčil na vlastnej koži a za 120-tisíc eur. Pre bežného občana alebo živnostníka môže byť podobné zmeškanie lehoty rovnako likvidačné.
