Každá tretia firma na konci roka hľadá stratené faktúry. Straty sa môžu vyšplhať aj na desiatky tisíc eur

Koniec roka je pre firmy a najmä pre ich účtovníkov jedným z najnáročnejších období. Podľa prieskumu spoločnosti Digitoo, ktorá sa zaoberá digitalizáciou účtovníctva, až tretina firiem na konci roka rieši problémy so stratenými faktúrami a účtovnými dokladmi. Firmy ich tak následne nedokážu vydokladovať vo svojich nákladoch, čím sa im zbytočne navyšuje výsledná daň.

29.12.2022 13:20
vyúčtovanie, účet, doklad, faktúra, kalkulačka Foto:
Ilustračné foto.
debata

Prieskum Digitoo odhalil aj jeden zaujímavý fakt. Až 90 percent dopytovaných spoločností uviedlo, že faktúry, ktoré dnes prijímajú, sú v drvivej väčšine v papierovej forme (58 percent), a len 42 percent dokladov je posielaných e-mailom, teda v elektronickej for­me.

Strata dokladov

Aj z tohto dôvodu na konci roka riešia účtovníčky stratené, chýbajúce, či oneskorené faktúry. “Účtovníčky urgujú dodávateľov a zákazníkov s ich dodaním, následne ich musia ešte zaúčtovať, čím sa výrazne komplikuje ich práca. Najväčšie ťažkosti vznikajú pri chýbajúcich faktúrach zo zahraničia, kde je zložitejšia komunikácia, ako aj pri tuzemských faktúrach, kde druhá strana medzičasom zanikla. Straty dokladov však môžu mať dopad na hospodárenie firmy. Sama som zažila odpisy vo výške desiatok tisíc eur,“ približuje Karin Fuentesová.

Dodala, že dáta z prieskumu tiež ukázali, že s týmito problémami sa reálne stretáva každá tretia spoločnosť. A aj napriek povinnosti archivácie faktúr 10 + 1 rokov prím hrajú práve stratené faktúry. Až v polovici prípadov sa náklady nepodarí dohľadať vôbec. Firmy ich následne musia odpísať.

Dôvodom týchto problémom je podľa Karin Fuentesovej častokrát to, že podniky používajú zastarané účtovné systémy a sú odkázané na manuálnu prácu. Veľmi podobne sú na tom aj špecializované účtovné firmy. Obe strany pritom papierovaním strácajú čas. „Za vedenie účtovníctva je zo zákona zodpovedná firma a jej majiteľ, a to aj v prípade, ak je vedením účtovníctva poverená iná fyzická alebo právnická osoba. Ak klient nedoloží, resp. nevie doložiť doklady, musí počítať s problémom s ich spätným dohľadaním. Dohľadávanie len jednej stratenej faktúry vychádza v priemere na 35 eur, do čoho je započítaný čas účtovníčky, či manažéra,” vypočítava Karin Fuentesová.

Elektronické účtovnictvo

Podľa prieskumu jej spoločnosti dnes čisto elektronickú účtovnú komunikáciu využívajú len tri percentá firiem. Európsky priemer nie je o moc vyšší, aktuálne tvorí sedem percent. Digitalizácia v priemere ušetrí päť minút na spracovaní každej faktúry. Týždenne by tak účtovné oddelenie mohlo ušetriť až 15 hodín práce, čo ročne tvorí 792 ušetrených hodín manuálnej práce. Karin Fuentesová pripomína, že novela zákona o účtovníctve umožnila podnikateľom na Slovensku od 1. januára 2022 viesť čisto elektronické účtovníctvo.

To znamená, že okrem spracovania účtovných záznamov v digitálnej podobe majú spoločnosti už rok možnosť dokumenty aj digitálne archivovať. Na konci roka by sa tak nemalo stať, že firmy na poslednú chvíľu nemôžu nájsť stratené doklady. „Odpadáva tu povinnosť tlačiť doklady a uchovávať ich v papierovej forme tak, ako tomu bolo doposiaľ. Digitalizácia účtovných procesov výrazne odbremení aj samotné účtovníčky, ktoré nemusia ručne prepisovať fyzické faktúry do počítača,“ tvrdí Karin Fuentesová.

debata chyba
Viac na túto tému: #dane #faktúra #e-faktúra