Súkromný pracovný priestor je žiadaný, ľudia nechcú open space

„Pre niektorých pracovníkov môže byť open space natoľko odrádzajúci, že preferujú firmy, ktoré nemajú takto riešené pracovné prostredie,“ upozorňuje Jitka Součková, marketingová manažérka personálnej agentúry Grafton Recruitment. „Je napríklad bežné, že v open space sa kolegovia naťahujú o nastavenie teploty klimatizácie. Zďaleka nielen z tohto dôvodu sa domnievam, že open space neprináša také výhody, ako sa v minulosti očakávalo,“ konštatuje odborníčka z Graftonu.

K rušivým faktorom patria aj nepersonifikované osvetlenie, sústavný pohyb osôb v zornom uhle a najmä zvukový smog. Kóje s paravánmi síce navodzujú aspoň o čosi väčšiu intimitu, ale pre podvedomie sú tiež záťažou: bránia totiž vizuálnemu overovaniu pôvodu ruchov. Práve nemožnosť kontroly nad tým, čo nás obklopuje, vedie k pocitu bezmocnosti. Takáto frustrácia má negatívny dosah na entuziazmus aj zomknutosť tímu, píše Maria Konnikovová pre The New Yorker.

K analogickým záverom dospeli psychológovia Aoife M. Brennanová, Jasdeep S. Chugh a Theresa Klineová z univerzity v Calgary, ktorí skúmali skupinu pracovníkov pred zmenou dispozícií pracovných priestorov, 4 týždne po nej a potom aj s odstupom 6 mesiacov: open space irituje, rozptyľuje a spomaľuje.

Prvé skúsenosti s open space sú staré viac ako sto rokov. Už v roku 1906 sprevádzkovali v New Yorku vzdušnú budovu Larkin Administration Centre z projektantskej dielne chýrneho Franka Lloyda Wrighta. Firma skrachovala v 40. rokoch.

Open space oproti klasickým kanceláriám pojme na rovnakej ploche minimálne 3-násobok zamestnancov a v extrémnych prípadoch až 5-násobok. V otvorenom priestore pracuje 70 % z nás, odhadla International Management Facility Association. Až 95 % zamestnancov pritom považuje súkromie na prácu za dôležité, referuje Steelcase a dodáva, že rušivé vplyvy v open space pripravia každého pracovníka v priemere o 86 minút denne.

Výskumníci z Harvardu Ethan S. Bernstein a Stephen Turban aj prostredníctvom sociometrických osobných snímačov porovnali údaje o správaní vzorky 150 pracovníkov konkrétnej firmy počas troch týždňov pred prestavbou kancelárskych priestorov a za rovnaké obdobie už po zbúraní stien. Prišli na to, že čas strávený rozhovormi tvárou v tvár klesol o 72 %, počet odoslaných e-mailov stúpol o 56 % a iných digitálnych správ pribudlo 67 %, pričom táto korešpondencia bola dlhšia o 75 %.

A najpodstatnejšie zistenie Bernsteina s Turbanom je, že výkonnosť zamestnancov išla nadol. Po internom audite to vedcom potvrdil manažment príslušnej firmy. Exeter University na základe prieskumu bez okolkov konkretizuje, že pokles produktivity v open space je 15-percentný.

LinkedIn s poukázaním na ostatný uvedený údaj vytvoril hypotetický príklad startupu so 100 zamestnancami pri použití súm štandardných pre Kaliforniu (nájomné, mzdy). Klasické kancelárie v Silicon Valley by za rok síce stáli o 172 000 dolárov viac ako open space, ale spomenutých 15 % zbytočne vynaložených miezd by znamenalo položku 750 000 dolárov, čo dáva mínus 578 000 dolárov – financie na zaplatenie ďalších 11 až 12 ľudí.

Štúdia Dánskeho národného výskumného centra pre pracovné prostredie ukázala, že zamestnávatelia musia pri open space rátať aj s nárastom absencií zo zdravotných dôvodov o 62 % v porovnaní s pracovníkmi v samostatných kanceláriách. Prehľad publikovaný v Asia-Pacific Journal of Health Management konštatuje, že 90 % štúdií na danú tému spája otvorený pracovný priestor so zdravotnými ťažkosťami typu zvýšeného krvného tlaku.

Podľa Oxford Economics 53 % zamestnancov zapojených do prieskumu na predmetnú tému uviedlo, že okolitý ruch znižuje ich spokojnosť a produktivitu. Stotožnilo sa s tým však iba 35 % nadriadených. Možno aj z dôvodu, že 62 % oslovených členov manažmentu pracuje vo vlastnej – s nikým nezdieľanej – kancelárii, zatiaľ čo z podriadených disponuje takýmto privilégiom len 14 %.

Psychológovia z Cornellovej univerzity v simulovanom teste s účasťou 40 administra­tívnych pracovníčok zaznamenali po troch hodinách ich práce v mierne rušnom prostredí zvýšenie hladiny adrenalínu. Tento hormón sa spája s odvekou stresovou reakciou organizmu „boj alebo útek“. Navyše, open space podľa tohto výskumu vedie k neergonomickej strnulosti, čo môže ústiť do problémov s pohybovým aparátom, ale aj znižovať motiváciu, koncentráciu a tvorivosť.

Keď odstránite všetky prvky, ktoré poskytujú priestorovú štruktúru na prirodzenú komunikáciu, ľudí to preťaží a stiahnu sa do elektronických útočísk, varuje Cal Newport, autor knihy Deep Work kritizujúcej open space. Je dôležité rúcať bariéry, ale považujem za nemenej podstatné niektoré ponechávať – zdôrazňuje Atossa Abrahamianová vo svojom článku pre Bloomberg Businessweek.

Jediným argumentom v prospech open space teda asi zostáva ten, ktorý zamestnávatelia napospol radšej nepriznávajú a zamestnanci aj bez toho nenávidia: sústavný bezprostredný prehľad manažérov o správaní podriadených. A všeobecne prospešné riešenie? Odborníčka ho vidí v zlatej strednej ceste. „Firmy s oddeľovaním jednotlivých tímov, ktorých členovia si potrebujú priamo vymieňať informácie v reálnom čase. V menších kolektívoch už dáva zdieľanie priestoru predsa len väčší zmysel,“ konštatuje Jitka Součková z Graftonu.

Ako prežiť v open space

Hľadáte návod, ako fungovať v open space? Na pravidlách spolužitia sa musia dohodnúť všetci kolegovia, ktorí spolu priestor zdieľajú.

Chorý človek do open space nepatrí

Obchádza vás chrípka? Nič sa nedeje, dáte si tabletku, čaj a budete normálne pracovať. Znie to síce logicky, ale v prípade ak máte samostatnú kanceláriu. Ak zdieľate klimatizovaný open space s viacerými ľuďmi, je bezohľadné medzi nich roznášať vírusy. Nakaziť môžete nielen ich, ale sprostredkovane aj ich partnerov alebo deti. Ak vám nie je vyložene zle, navrhnite šéfovi, že budete pracovať z domu. V mnohých firmách môžu zamestnanci čerpať sick days – platené nemocenské voľno.

Pozor na telefonáty

Telefonujete klientovi. Ten práve ide v aute, má zapnuté handsfree a vy počujete každé druhé slovo. Mimovoľne preto začnete do telefónu tiež kričať. V tom prípade vás počúvajú všetci kolegovia a nemôžu sa tak sústrediť na vlastnú prácu. Samozrejme, že nemusíte vybiehať na chodbu, do kuchynky alebo balkón kvôli každému telefonátu. Dôležité a dlhé hovory riešte radšej mimo svojho pracovného stola. Tiež si dajte pozor na súkromné hovory, kolegov nezaujíma vaša partnerská kríza ani známky vášho dieťaťa.

Neobedujte nad klávesnicou

Kolega, ktorý sedí vedľa vás, každý deň obeduje aromatické jedlo, mnohí si nosia ázijské a iné fastfoody a obsah prinesenej škatuľky potom do seba hádžu nad klávesnicou. Ak už si beriete jedlo k pracovnému stolu, myslite, okrem svojich chuťových buniek, aj na čuchovú pohodu ostatných. Ak obedujete v práci, zoberte si jedlo do vyhradených priestorov.

Mobil nenechávajte na stole

Kolega odišiel na obed alebo poradu a mobil si zabudol na stole. Klient alebo manželka sa mu v tom čase snažia dovolať metódou „volám stále dookola“ v domnení, že po dvadsiaty raz už to predsa musí zdvihnúť. Osamelý zvoniaci a vibrujúci mobil vie ostatných kolegov doviesť na pokraj šialenstva.