celý text by nemal presiahnuť 20 – 25 riadkov, aby sa vošiel na jednu obrazovku,
všetko ostatné patrí do prílohy
2. Konkrétnosť
oficiálne e-maily majú byť vecné a čo najkonkrétnejšie
neposielajte e-mail bez predmetu, adresát má vedieť, o čo ide, inak vaša pošta môže putovať do koša skôr, ako si ju vôbec otvorí
predmet e-mailu má byť stručný a čo najpresnejší (napr. Ospravedlnenie alebo Žiadosť či Prosba o konzultáciu a pod.)
3. Logika
najdôležitejšie informácie uvádzajte hneď v prvom odseku
všetky najpodstatnejšie informácie uvádzajte v tele správy, prílohy sú na to, aby ste adresáta informovali podrobnejšie
ak pripájate k e-mailu prílohy, uveďte v tele správy, čo je ich obsahom (napr. Návrh jednotlivých tém pripájam v prílohe.)
zvážte, kedy je potrebné odpovedať na e-mail aj s históriou a kedy nie
4. Slušnosť
v oficiálnom styku platia základy slušnosti
k prejavom slušnosti patrí oslovenie, používanie zdvorilostných fráz a celkový zdvorilý tón
neposielajte e-mail iba s prílohami, bez textu v tele správy – adresát nevie, o čom je reč a je to nezdvorilé
5. Jazyková správnosť
e-mail je list v elektronickej podobe, treba používať spisovný jazyk
medzi pravidlá písania listov patrí aj správne oslovenie, vykanie či podpis (pri oslovení sa používa veľké písmeno – Vaša ponuka – na znak úcty)
slovenčina používa diakritiku – nezabúdajte na to ani v e-mailoch
e-mail je list, nie je SMS, používajte celé vety s veľkým písmenom na začiatku a bodkou na konci
v oficiálnej komunikácii nepoužívajte jazyk SMS – ani slangové skratky či emotikony (napr. OK, XiXi, pls)
6. Formálny jazyk
adresáta oslovte
ak píšete konkrétnej osobe, oslovte ju menom, ak používa titul, tak titulom, prípadne funkciou (Vážená pani doktorka, Vážený pán inžinier, Vážená pani riaditeľka)
ak píšete inštitúcii, adresáta môžete osloviť všeobecne (Vážení/Vážení páni)
za oslovením vždy nasleduje čiarka a pokračuje sa malým písmenom
v závere e-mailu sa s adresátom rozlúčte zdvorilostnou formulkou (S úctou, S pozdravom…)
7. Úprava
oficiálny styk je vždy formálny a formálna úprava e-mailu vypovedá o pisateľovi rovnako ako obsah
dodržiavajte formálne členenie textu (vynechané riadky, odseky, správne umiestnené medzery či úvodzovky)
dôležitá je aj adresa, z akej píšete, v oficiálnom styku nepoužívajte adresu s prezývkami či so zdrobneninami
8. Podpis a kontakt
podpisujte sa plným menom, meno z vašej e-mailovej adresy nestačí
bežne sa používa funkcia tzv. automatického podpisu, ktorý by mal obsahovať plné meno vrátane titulov aj kontakt
kontakt v styku s úradmi či inštitúciami, ako je aj škola, by mal obsahovať tiež vašu poštovú adresu – inštitúcie nekomunikujú výhradne e-mailom
9. Kópie a história
v kópii posielajte e-mail adresátom, ktorým chcete dať e-mail na vedomie a zároveň tým poskytnete všetkým informáciu, že nie sú jedinými adresátmi
v hromadnej korešpondencii môžete použiť funkciu skrytá kópia
ak preposielate e-mail ďalšiemu adresátovi, skontrolujte, či história neobsahuje nevhodné sprievodné komentáre
10. E-mailovanie nie je chatovanie
ak si s niekým vymieňate oficiálne e-maily v rozpätí krátkeho času, nezabudnite, že je to stále oficiálna komunikácia
v odpovediach nevynechajte oslovenie ani podpis, zopakujte ich (napr. Vážená pani profesorka, ešte raz ďakujem. S úctou …)
v oficiálnom styku platí pravidlo: radšej byť o stupeň slušnejší, než treba, ako naopak
