Desať pravidiel e-mailu

1. Stručnosť

• e-mailová komunikácia má šetriť čas
• celý text by nemal presiahnuť 20 – 25 riadkov, aby sa vošiel na jednu obrazovku,
• všetko ostatné patrí do prílohy

2. Konkrétnosť

• oficiálne e-maily majú byť vecné a čo najkonkrétnejšie
• neposielajte e-mail bez predmetu, adresát má vedieť, o čo ide, inak vaša pošta môže putovať do koša skôr, ako si ju vôbec otvorí
• predmet e-mailu má byť stručný a čo najpresnejší (napr. Ospravedlnenie alebo Žiadosť či Prosba o konzultáciu a pod.)

3. Logika

• najdôležitejšie informácie uvádzajte hneď v prvom odseku
• všetky najpodstatnejšie informácie uvádzajte v tele správy, prílohy sú na to, aby ste adresáta informovali podrobnejšie
• ak pripájate k e-mailu prílohy, uveďte v tele správy, čo je ich obsahom (napr. Návrh jednotlivých tém pripájam v prílohe.)
• zvážte, kedy je potrebné odpovedať na e-mail aj s históriou a kedy nie

4. Slušnosť

• v oficiálnom styku platia základy slušnosti
• k prejavom slušnosti patrí oslovenie, používanie zdvorilostných fráz a celkový zdvorilý tón
• neposielajte e-mail iba s prílohami, bez textu v tele správy – adresát nevie, o čom je reč a je to nezdvorilé

5. Jazyková správnosť

• e-mail je list v elektronickej podobe, treba používať spisovný jazyk
• medzi pravidlá písania listov patrí aj správne oslovenie, vykanie či podpis (pri oslovení sa používa veľké písmeno – Vaša ponuka – na znak úcty)
• slovenčina používa diakritiku – nezabúdajte na to ani v e-mailoch
• e-mail je list, nie je SMS, používajte celé vety s veľkým písmenom na začiatku a bodkou na konci
• v oficiálnej komunikácii nepoužívajte jazyk SMS – ani slangové skratky či emotikony (napr. OK, XiXi, pls)

6. Formálny jazyk

• adresáta oslovte
• ak píšete konkrétnej osobe, oslovte ju menom, ak používa titul, tak titulom, prípadne funkciou (Vážená pani doktorka, Vážený pán inžinier, Vážená pani riaditeľka)
• ak píšete inštitúcii, adresáta môžete osloviť všeobecne (Vážení/Vážení pá­ni)
• za oslovením vždy nasleduje čiarka a pokračuje sa malým písmenom
• v závere e-mailu sa s adresátom rozlúčte zdvorilostnou formulkou (S úctou, S pozdravom…)

7. Úprava

• oficiálny styk je vždy formálny a formálna úprava e-mailu vypovedá o pisateľovi rovnako ako obsah
• dodržiavajte formálne členenie textu (vynechané riadky, odseky, správne umiestnené medzery či úvodzovky)
• dôležitá je aj adresa, z akej píšete, v oficiálnom styku nepoužívajte adresu s prezývkami či so zdrobneninami

8. Podpis a kontakt

• podpisujte sa plným menom, meno z vašej e-mailovej adresy nestačí
• bežne sa používa funkcia tzv. automatického podpisu, ktorý by mal obsahovať plné meno vrátane titulov aj kontakt
• kontakt v styku s úradmi či inštitúciami, ako je aj škola, by mal obsahovať tiež vašu poštovú adresu – inštitúcie nekomunikujú výhradne e-mailom

9. Kópie a história

• v kópii posielajte e-mail adresátom, ktorým chcete dať e-mail na vedomie a zároveň tým poskytnete všetkým informáciu, že nie sú jedinými adresátmi
• v hromadnej korešpondencii môžete použiť funkciu skrytá kópia
• ak preposielate e-mail ďalšiemu adresátovi, skontrolujte, či história neobsahuje nevhodné sprievodné komentáre

10. E-mailovanie nie je chatovanie

• ak si s niekým vymieňate oficiálne e-maily v rozpätí krátkeho času, nezabudnite, že je to stále oficiálna komunikácia
• v odpovediach nevynechajte oslovenie ani podpis, zopakujte ich (napr. Vážená pani profesorka, ešte raz ďakujem. S úctou …)
• v oficiálnom styku platí pravidlo: radšej byť o stupeň slušnejší, než treba, ako naopak