Čo treba vedieť
Ak sa notárska zápisnica spisuje s účastníkom, ktorý je zastúpený na základe plnomocenstva, pravosť podpisu splnomocniteľa musí byť úradne osvedčená; úradné osvedčenie pravosti podpisu sa nevyžaduje, ak je splnomocnencom advokát. Splnomocnenie je prílohou notárskej zápisnice.
Ak notár nepozná účastníkov, svedkov úkonu, dôverníkov alebo osobu, ktorá ovláda jazyk účastníka, osobne, títo musia preukázať svoju totožnosť platným úradným preukazom alebo ich totožnosť musí byť potvrdená dvoma svedkami totožnosti.
Ak notár vyhotovuje notársku zápisnicu a nemá istotu o totožnosti účastníkov úkonu, vykoná ďalšie zisťovanie, najmä vyzve osoby a ich zástupcov, aby doložili listiny z evidencie dokladov totožnosti, požiada o vyjadrenie príslušnú obec, vykoná zisťovanie na základe iných listinných dôkazov. Ak sa notárovi nepodarí zistiť skutočnú totožnosť účastníkov a vyhotovenie notárskej zápisnice neodmietne, nemôže sa zbaviť zodpovednosti za škodu spôsobenú zneužitím totožnosti účastníkov; to neplatí, ak preukáže, že poškodený účastník úkonu vedel o skutočnosti, ktorá bola príčinou vzniku škody.
Svedkovia totožnosti pripoja svoje podpisy buď na záver notárskej zápisnice, alebo za záznamom o potvrdení totožnosti.
Ak spisuje notár notársku zápisnicu s osobou, ktorá nemôže čítať alebo písať, priberie dvoch svedkov úkonu. Títo svedkovia musia byť prítomní pri prejave vôle účastníka o tom, čo sa má pojať do zápisnice, pri prečítaní zápisnice a jej schválení tým účastníkom, v záujme ktorého boli pribratí. Tieto okolnosti musia byť v zápisnici uvedené.
Svedkami totožnosti a svedkami úkonu nemôžu byť osoby, ktoré nie sú spôsobilé na právne úkony v plnom rozsahu, ďalej tí, ktorí pre svoj telesný alebo duševný stav nie sú schopní vydať svedectvo, alebo tí, ktorí nevedia alebo nemôžu čítať alebo písať. Ďalej nimi nemôžu byť osoby blízke účastníkom, tí, ktorí sú na veci zúčastnení, a zamestnanec notára, ktorý zápisnicu spisuje, prípadne jeho spoločník.
Ak je účastník hluchý alebo nemý, ale môže čítať a písať, musí si zápisnicu sám prečítať a v nej vlastnou rukou pripísať, že ju čítal a že ju schvaľuje.
Ak je účastník hluchý alebo nemý a nemôže čítať alebo písať, musí byť okrem svedkov úkonu pribratý i jeho dôverník, ktorý sa s ním vie dorozumieť. Prostredníctvom neho notár zistí a do zápisnice uvedie, či účastník zápisnicu schvaľuje.
Dôverník musí mať vlastnosti spôsobilého svedka, môže ním však byť i osoba blízka účastníkovi.
Ak treba k spísaniu notárskej zápisnice pribrať svedkov úkonu, uvedie sa v závere zápisnice doložka obsahujúca vyhlásenie svedkov, že boli prítomní pri prejave vôle účastníka o tom, čo sa má pojať do zápisnice, pri prečítaní zápisnice a jej schválení účastníkom.
Obdobne musí notárska zápisnica obsahovať v závere vyhlásenie dôverníka o tom, že s obsahom zápisnice oboznámil nemého alebo hluchého účastníka, ktorý nemôže čítať alebo písať, a že tento účastník obsah zápisnice schválil.
V úvode notárskej zápisnice sa presne uvedie dôvod pribratia svedkov úkonu, prípadne dôverníka.
Ovládanie jazyka
Ak účastník, svedok úkonu alebo dôverník neovláda jazyk, v ktorom sa notárska zápisnica spisuje, notár priberie osobu, ktorá tento jazyk a jazyk, akým hovorí účastník, svedok úkonu alebo dôverník, ovláda; táto osoba musí spĺňať náležitosti spôsobilého svedka.
Ak notár alebo jeho zamestnanec ovládajú jazyk, akým hovorí účastník, svedok úkonu alebo dôverník, možno upustiť od pribratia osoby, ktorá jazyk ovláda.
V závere notárskej zápisnice notár uvedie doložku o tom, že účastníkovi bol obsah notárskej zápisnice pretlmočený a že účastník zápisnicu schvaľuje. Osoba, ktorá ovláda jazyk, akým hovorí účastník, pripojí svoj podpis na notársku zápisnicu.
Ak notár spíše formou notárskej zápisnice závet, listinu o vydedení, vyhlásenie o voľbe práva podľa osobitného predpisu alebo odvolanie týchto úkonov, zabezpečí bez zbytočného odkladu po vykonaní tohto úkonu jeho zaregistrovanie v Notárskom centrálnom registri závetov. V informácii pre Notársky centrálny register závetov uvedie, o akú listinu ide, dátum jej podpísania, meno, priezvisko, rodné číslo, dátum narodenia a údaj o trvalom pobyte účastníka.
Čo v zápisnici nesmie chýbať
a) miesto, deň, mesiac a rok podpísania notárskej zápisnice
b) meno, priezvisko a sídlo notára
c) meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, ak je pridelené, a trvalé bydlisko účastníka, ak je ním fyzická osoba, a názov alebo obchodné meno, identifikačné číslo organizácie, ak je pridelené, a sídlo účastníka, ak je ním právnická osoba, ako aj ich zástupcov, svedkov, dôverníkov a osoby, ktorá ovláda jazyk účastníka
d) vyhlásenie účastníkov, že sú spôsobilí na právne úkony
e) údaj o tom, ako bola preukázaná totožnosť účastníkov a svedkov, najmä druh a číslo platného preukazu totožnosti účastníka
f) ak je účastníkom právnická osoba, údaj o tom, ako bola preukázaná jej existencia, a oprávnenie v jej mene konať
g) obsah právneho úkonu
h) údaj o tom, že zápisnica bola po prečítaní účastníkmi schválená
i) podpisy účastníkov alebo ich zástupcov, a ak boli prizvaní, tiež svedkov, dôverníkov a osoby, ktorá ovláda jazyk účastníka; ak podpisuje notársku zápisnicu za právnickú osobu ako účastníka fyzická osoba oprávnená v jej mene konať, pripojí iba svoj podpis
j) odtlačok úradnej pečiatky notára a jeho podpis